Mais quand on est utilisateur Outlook, la démarche pour créer un groupe de contacts ou un groupe de distribution n'est pas exactement la même selon l'objectif et la version du logiciel.
Aujourd'hui, on vous explique les différentes méthodes pour créer une liste de diffusion sur Outlook, notamment sur 365, la version bureau.
Si vous êtes pro, à moins d'élever des ours dans les Alpes, il y a de fortes chances que vous correspondiez par email. Vous savez donc à quel point la gestion des contacts peut être épineuse.
Créer une liste de diffusion vous permet d'optimiser vos correspondances et de vous y retrouver, mais ce n'est pas tout ! Une liste de diffusion/un groupe de contacts/un groupe de distribution vous garantit :
Vous aimez les lifehacks de ce type ? Découvrez également en quoi les règles Outlook peuvent vous simplifier la vie.
Dans l'univers de l'emailing, on retrouve fréquemment des termes similaires mais aux significations légèrement distinctes. C'est le cas des expressions « liste de diffusion », « groupe de contacts » et « groupe de distribution », trois notions souvent utilisées de façon interchangeable mais aux sens légèrement différents.
Une liste de diffusion désigne un ensemble d'adresses email auxquelles on envoie un email depuis la même adresse. Ce mode de communication, souvent utilisé pour les newsletters ou dans un contexte professionnel, est unidirectionnel : les destinataires ne peuvent pas interagir ensemble ni avec l'expéditeur.
Un groupe de contacts fait référence à un ensemble d'adresses rassemblées dans un même dossier. Il est proche de la liste de diffusion (c'est pour cela que les deux notions sont souvent interchangeables), mais est plutôt mis en place dans le cadre d'une utilisation personnelle.
Attention : pour compliquer un peu les choses, les notions de liste de diffusion et de groupe de contacts sont les mêmes sur Outlook !
Dans un groupe de distribution, une seule adresse est reliée à un ensemble d'adresses email. Selon les paramètres définis par l'administrateur, les destinataires peuvent ou non interagir ensemble, et peuvent également voir l'ensemble des adresses emails du groupe. Par exemple, les emails reçus sur « marketing@outlook.com » seront reçus par toute l'équipe marketing.
C'est un peu le principe inverse de l'alias mail, une adresse secondaire qui redirige les emails reçus sur une seule adresse. À ce sujet, découvrez aussi comment créer un alias Outlook.
Pour créer une liste de diffusion (ou groupe de contacts) sur Outlook, ou sur n'importe quel autre logiciel de messagerie, il vous suffit généralement de vous rendre dans la section dédiée aux contacts de vos paramètres, puis de créer votre liste ou groupe en entrant les adresses email. Trouvez un nom pour votre liste, enregistrez : le tour est joué !
Avant toute chose, vous avez besoin... d'une boîte de messagerie ! Voici comment créer votre boîte mail Outlook en quelques étapes simples.
Ensuite :
Pour créer un groupe de distribution dans Outlook Office 365, vous devez avant tout être administrateur.
Puis :
Vous souhaitez créer une liste de contacts partagée avec différents collaborateurs ? Il n'est pas possible de partager une liste de diffusion/un groupe de contacts personnel depuis Outlook. Pour ce faire, vous devez passer par Microsoft 365 et SharePoint :
Une autre méthode est de demander directement à votre administrateur IT de créer un dossier de contacts partagés dans une boîte de messagerie partagée. Vous pouvez également passer par MIcrosoft 365 Groups, la fonctionnalité Microsoft permettant de partager une même boîte mail.
Nous espérons que ce petit guide de la liste de diffusion Outlook vous aura aidé·e ! Pour booster votre communication, découvrez également le pouvoir de la signature mail Outlook .
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Pour envoyer facilement un mail à un groupe, tapez simplement le nom de votre groupe dans le champ À puis envoyez votre message !
Pour créer une liste de diffusion (groupe de contacts) dans l'application de bureau Outlook sur Mac, rendez-vous dans Personnes > Nouveau groupe de contacts, puis renseignez l'adresse mail de vos membres, donnez un nom au groupe, puis enregistrez.
Allez dans la section dédiée au groupe de contacts sur Outlook, puis cliquez sur Modifier le groupe. Vous pouvez à présent ajouter ou retirer des membres manuellement ! Terminez en cliquant sur Enregistrer.
